Le licenze d'uso
I contratti per l'acquisizione delle risorse elettroniche (RE) in biblioteca
Giada Costa
Recensione al volume Atti della Giornata di studio, Roma, LUMSA, 3 maggio 2006, a cura di Cinzia Fortuzzi e Giulio Marconi, prefazione di Walter Capezzali, Roma, AIB Sezione Lazio, 2007.
Nel maggio 2006, in occasione della Giornata mondiale del libro e del diritto d’autore, l’AIB Sezione Lazio, GBASI e GIBAS, in collaborazione con EBSCO e DEA, hanno organizzato una giornata di studio sui contratti per l’acquisizione delle risorse elettroniche (RE).
Si tratta di un tema tra i più dibattuti, incerti e preoccupanti del settore biblioteconomico, rispetto al quale le relazioni raccolte nel presente volume tentano di dare, se non risposte, quantomeno preziose indicazioni per comprendere le strategie e le problematiche connesse alle logiche contrattuali, esponendo il punto di vista dei diversi soggetti coinvolti: bibliotecari, fornitori, giuristi.
I contributi dei partecipanti alla giornata di studio sono stati suddivisi in una prima parte che affronta gli aspetti generali legati ai contratti; una seconda parte che presenta specifiche esperienze consortili (il Sistema bibliotecario dell’Università cattolica del Sacro Cuore con le sue sedi di Milano, Brescia, Piacenza/Cremona, Roma/ Campobasso, le 10 biblioteche dell’ENEA, la biblioteca della Banca d’Italia); una terza parte che illustra nuove modalità di acquisizione delle RE (proposte da EBSCO e DEA). Segue poi un’appendice legislativa e documentale che riporta i seguenti testi di legge: D.Lgs. 9 aprile 2003 n. 70, D.P.R. 20 agosto 2001 n. 384, D.M. 4 dicembre 2002, D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163. I temi giuridici affrontati riguardano le procedure contrattuali e i controlli della Corte dei Conti, l’utilizzo delle procedure in economia, i modelli contrattuali per l’acquisto di banche dati.
Completa il volume un glossario dei termini tecnici inglesi più comunemente usati nei contratti.
Lo scenario in cui si collocano i contratti per l’acquisizione delle RE è caratterizzato da continui aumenti dei costi delle risorse documentarie a fronte del progressivo restringimento dei budget a disposizione delle istituzioni bibliotecarie. Ne consegue che una singola biblioteca non è in grado di assicurare da sola un adeguato accesso informativo e documentario alla propria utenza; si pone pertanto la necessità di consorziarsi per attuare politiche di acquisto cooperative.
Mentre in Europa i consorzi sono spesso oggetto di iniziative nazionali sostenute dai governi affinché le biblioteche possano assicurare servizi appropriati nell’era digitale, in Italia le iniziative consortili sono nate per volontà delle singole istituzioni bibliotecarie che, senza alcun supporto governativo né sostegni economici esterni, hanno dato vita a partire dagli anni Novanta a tre grandi consorzi: CIBER/CASPUR, CIPE, CILEA. La CRUI ha poi approvato la costituzione di un gruppo di coordinamento nazionale per l’accesso alle RE, denominato CARE, con lo scopo di sostenere la cooperazione tramite la redazione di linee guida, raccomandazioni, best practices, e di porre le basi per la realizzazione di contratti nazionali con i maggiori editori. Aderire a un consorzio implica dovere mediare tra i propri interessi e quelli della comunità allargata di cui si entra a far parte.
Un sistema di acquisto delle RE di tipo consortile presenta indubbi vantaggi, primo fra tutti la possibilità di esercitare maggiore forza contrattuale e ottenere conseguentemente migliori condizioni economiche, oltre che una semplificazione nella conduzione delle trattative e una riduzione degli oneri di gestione per le singole biblioteche aderenti.
D’altro canto la durata pluriennale dei contratti consortili costringe ad assumere impegni anticipati senza avere la certezza di poterli rispettare nel corso degli anni; obbliga a dovere mantenere titoli che si vorrebbero dismettere per usufruire del price cap; implica una sostanziale ingessatura delle collezioni cartacee dovuta all’acquisizione di interi pacchetti proposti dagli editori e all’impossibilità di interrompere gli abbonamenti per l’intera durata del contratto. La situazione che comunemente si crea è l’assorbimento di gran parte del bilancio delle biblioteche aderenti per ottemperare agli oneri consortili, lo scarso margine di scelte personalizzate, con la conseguente omologazione delle raccolte e la progressiva riduzione delle collezioni specialistiche; la mancanza di diversificazione comporta un impoverimento delle raccolte a danno di tutti e implica spesso il dover pagare più volte una stessa risorsa.
Del resto un sistema di acquisto diretto da parte di una singola biblioteca risulta difficilmente praticabile perché, sebbene garantisca autonomia nella scelta dei titoli e maggiore flessibilità nella loro dismissione, implica minore forza contrattuale e costi talmente elevati da risultare insostenibili, oltre che difficoltà a districarsi nella comprensione di norme contrattuali spesso poco chiare e a relazionarsi con una pluralità di interlocutori.
Riguardo ai possibili modelli contrattuali si rilevano altrettante criticità. Il modello print + online obbliga a mantenere la copia cartacea degli abbonamenti, con conseguenti inutili costi di trattamento e gestione fisica dei fascicoli poi di fatto non utilizzati; d’altro canto il passaggio all’online only risulta essere ancora molto oneroso perché gravato dell’IVA del 20%. Di fatto ancora oggi “procurare agli utenti l’accesso al formato elettronico delle riviste è in genere un onere da aggiungere ai normali costi di funzionamento e di acquisizione del patrimonio delle biblioteche” (p. 72).
Un modello consortile molto diffuso è il cosiddetto big deal, che consente l’accesso online all’intero pacchetto editoriale a fronte di una quota cartacea sottoscritta; di fatto è il meno gravoso da gestire da Biblioteca professionale parte del consorzio, ma lascia insoddisfatte le biblioteche, che si ritrovano a pagare anche per titoli di scarso o nullo interesse e ad accedere tutte alle stesse raccolte. Modelli più articolati basati su una core collection creata dal consorzio più una lista di titoli aggiuntivi scelti dai singoli membri sono più difficili da attuare e soprattutto da gestire; modelli basati sull’uso delle risorse sono altrettanto difficili da gestire, oltre che pericolosi perché rischiano di obbligare a disincentivare l’uso di certe risorse creando un circolo vizioso; sui modelli pay per view non risultano ancora sufficienti elementi per valutarne l’effettiva convenienza.
È molto importante prestare la massima attenzione alle varie clausole dei license agreements, soprattutto quelle relative ai vincoli di accesso da parte degli utenti, alle condizioni del servizio, alla possibilità di utilizzare il materiale elettronico per ILL e DD oltre che per predisporre materiale didattico fruibile su siti protetti, alla possibile condivisione del materiale elettronico entro gruppi di ricerca di cui possono fare parte anche non membri dell’istituzione, agli aspetti tecnici delle risorse e alle modalità di diffusione all’interno dell’istituzione universitaria. Nell’affrontare le problematiche connesse all’acquisizione delle RE l’attività di monitoraggio delle raccolte attraverso le statistiche d’uso assume fondamentale importanza per compiere scelte mirate e acquisti ponderati, quindi per gestire al meglio le risorse disponibili.
Inoltre diventa sempre più strategico sostenere il movimento dell’Open Access, promuovendone i principi e i vantaggi presso le comunità accademiche, chiedendo la massima partecipazione dei ricercatori alla creazione dei depositi istituzionali per contrastare l’oligarchia degli editori e le logiche di mercato sempre più penalizzanti della libera circolazione dell’informazione e della conoscenza.
In un contesto caratterizzato da continui cambiamenti legati a fusioni di gruppi editoriali, alla comparsa di nuovi prodotti e piattaforme, di nuove modalità di accesso alle risorse, si pone la necessità di costante aggiornamento da parte dei bibliotecari.
Lo scenario documentario a cui si fa riferimento, nel quale coesistono diverse tipologie di risorse – banche dati bibliografiche e full-text, periodici elettronici per i quali sono disponibili più holdings di uno stesso titolo, ebook – facilmente disorienta l’utente e richiede dunque l’allestimento di strumenti e percorsi che agevolino e favoriscano la chiara individuazione e l’uso efficace di queste risorse, evitando il rischio frequente che punti di accesso multipli a uno stesso contenuto comportino svantaggi piuttosto che maggiori opportunità per l’utente.
La collaborazione e la cooperazione rappresentano l’unica via percorribile dalle biblioteche per riuscire a mantenere un ruolo attivo a supporto della propria utenza in un contesto caratterizzato da un progressivo impoverimento delle risorse economiche a loro disposizione a fronte di un continuo aumento dei costi delle risorse documentarie.
La cooperazione non dovrebbe comunque limitarsi alla negoziazione e all’acquisto consortile delle collezioni, ma dovrebbe estendersi alla condivisione di piattaforme per l’accesso e la gestione delle risorse e per la loro archiviazione a lungo termine, e alla creazione di depositi condivisi di copie cartacee dei periodici elettronici.
Articolo pubblicato in Biblioteche oggi, 26(2008) n. 10
